Publié le 17 juin 2011 , A propos de... Anthony Poncier
La surabondance d'informations et la diversification des sujets complexifient la prise de décisions. Les entreprises doivent devenir plus agiles, afin de réagir en quasi temps réel. Et de permettre aux salariés de s'adapter.
Auparavant il fallait connaître l’emplacement où un contenu avait été "rangé", puis enfin l’ouvrir afin d’en vérifier la pertinence, les règles de nommage étant rarement respectées dans les organisations. Une perte de temps importante, sans parler des informations éparpillées dans les différentes boîtes mails. Tout cela fait que souvent personne ne trouve l’information recherchée et dans 60 % des cas, il y a duplication d’un document existant. Aujourd’hui grâce aux outils collaboratifs, à l’aide d’un classement folksonomique, le moteur de recherche permet de retrouver facilement un contenu. De plus la ressource est rattachée à un descriptif du contenu évitant l’ouverture de différents documents avant de trouver le bon.
Trouver la bonne personne au bon moment
Sans compter les divers commentaires qui permettent d’avoir une vision très claire de l’évolution du document sans même le consulter et comprendre les évolutions entre les versions existantes. Surtout les personnes produisant en temps réel en ligne, cette connaissance n’attend pas d’être capitalisée en fin de parcours et rangée dans un quelconque répertoire pour être accessible immédiatement. Pour compléter la question des contenus, un collaborateur pourra à travers les commentaires connaître directement la personne qui en a produit un pertinent dans le cadre de sa recherche, et la contacter si nécessaire. L’existence d’un annuaire social et la remontée des différentes contributions permettront de trouver rapidement le "sachant" pour résoudre un problème ou apporter une réponse. Sans parler de trouver un expert sur un plus long terme.
Réagir en temps réel
La mise en lien de différents collaborateurs permettra aussi le cas échéant de poser des questions en direct et si son propre réseau ne peut répondre, il pourra sans aucun doute mettre en lien avec la personne la plus à même de le faire, et si nécessaire faire le "go between". Ceci sera d’autant plus précieux pour les nouveaux collaborateurs dont le réseau informel interne est plus limité que pour les employés présents depuis plus longtemps dans l’entreprise. Si bien sûr le téléphone ou le mail pouvaient déjà permettre cela, de par ces outils collaboratifs et les liens sociaux renforcés qui en découlent, les collaborateurs seraient plus à même de pouvoir réagir en temps réel et seraient autonomes dans la réalisation de leur travail. Car ils pourraient pouvant accéder de manière simple aux informations nécessaires pour pouvoir rendre un livrable ou prendre une décision, sans dépendre autant du temps que d’autres pourront leur accorder.
http://www.atelier.net/columns/entreprise-20-temps-reel-autonomie
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