Archivage électronique légal et à vocation probatoire : approches et perspectives 2013 - 2014

A lire sur:  http://xlaignel.jimdo.com/news/last-news-04-2013/

La loi sur l'archivage électronique sera bientôt votée au Grand Duché ouvrant une voie magistrale à la dématérialisation en masse.

La loi sur l'archivage électronique sera bientôt votée au Grand Duché du Luxembourg, ouvrant une voie magistrale à la dématérialisation de masse. Cette dernière progresse inexorablement dans les organisations et le contexte légal et réglementaire incite fortement à la mise en place d’outils favorisant la traçabilité, la pérennité et l’intégrité des contenus numériques. Dans un document de synthèse intitulé « Archivage de contenus électroniques à vocation probatoire, approches et perspectives 2014 »,Markess International délivre quelques‐uns des résultats d'une étude menée auprès d’une centaine de décideurs, informatiques et métiers, afin de faire le point sur les approches en matière d’archivage de contenus électroniques à vocation probatoire en France et les évolutions d’ici 2014. Cette étude identifie aussi enjeux, pratiques associées et besoins en solutions et services, notamment d’externalisation, exprimés par les décideurs. 

 

L’archivage à vocation probatoire, un projet stratégique 

Stratégique, c’est ainsi qu’est jugé l’archivage de contenus électroniques à vocation probatoire par 59% des décideurs interrogés par Markess. La progression inexorable du numérique dans les entreprises et les administrations impose, au‐delà de leur gestion, la mise en place de procédures et d’outils permettant leur conservation dans le temps, au même titre que sont conservés les documents au format papier. Cette question de conservation est d’autant plus cruciale lorsqu’il s’agit de contenus auxquels une vocation probatoire peut être attachée.

Factures clients et fournisseurs, déclarations fiscales, documents comptables, relevés bancaires, contrats commerciaux, contrats de travail, bulletins de paie, plans, brevets… il existe en effet de nombreux documents, désormais au format numérique, devant soit satisfaire à des obligations légales et réglementaires en matière de conservation, soit pouvoir être opposables à des tiers en cas de litiges. Pour ces contenus électroniques dit « à vocation probatoire », il s’agit alors de recourir à un dispositif d’archivage électronique devant intégrer des processus et des procédures de sécurité et de confiance (tels que l’horodatage, la signature numérique, l’empreinte du document, etc.) afin de garantir l’intégrité et la pérennité de ces contenus, et ainsi leur apporter une valeur juridique ou reconnue par des tiers.

En filigrane apparaissent inévitablement la notion de risque associé au non‐respect des règles de conservation et l’anticipation de l’absence de preuve. Contrôle fiscal, audit, procès, perte de données stratégiques…, les conséquences de tels événements peuvent rapidement se révéler désastreuses pour une entreprise n’ayant pas (correctement) archivé ses contenus électroniques sensibles. Le véritable enjeu de ces projets d’archivage de contenus électroniques à vocation probatoire repose bel et bien sur le coût du risque… Pourtant, la gestion de risque ne semble pas encore si évidente à déterminer pour l’ensemble des décideurs interviewés dans cette étude.

Nature des documents électroniques à vocation probatoire archivés

 

Des projets aux mains des DSI… portés cependant par de réels enjeux métiers

Si 77% des décideurs assimilent bien l’archivage électronique à l’identification, la sélection, le classement et la conservation de contenus électroniques, sur un support sécurisé, dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps, 23% en ont encore une image toute autre, l’apparentant davantage à des pratiques de sauvegarde, voire de stockage. Une vision résolument réductrice et éloignée des enjeux des décideurs métiers en matière de conservation. Dans l’étude, il apparaît en effet que, pour les directions générales et les directions métiers (DAF, vente/relation client, production, RH, etc.), le projet d’archivage électronique à vocation probatoire est avant tout dicté par une analyse des risques encourus en cas de non présentation du contenu original. De leur côté, les décideurs informatiques interrogés semblent plus être les garants des problématiques sécuritaires, normatives et économiques de ces projets.

 

La DSI arrive cependant largement en tête des acteurs parties prenantes des projets d’archivage de contenus électroniques à vocation probatoire, jouant un rôle majeur dans la décision d’investir : en effet, 82% des décideurs interrogés lui reconnaissent ce rôle, loin devant les directions métiers (55%). Le choix des solutions d’archivage électronique est donc inévitablement influencé par la vision « informatique » de l’archivage, mais aussi par l’existant de l’entreprise en matière de gestion de l’information. Pour autant, ce choix ne répond pas nécessairement aux attentes des équipes métiers, et il n’est pas rare de voir des projets d’archivage électronique conduits en silo. Le développement d’offres en mode SaaS sur le marché, pouvant directement adresser les directions métiers, peut par ailleurs favoriser la cohabitation de plusieurs solutions d’archivage au sein d’une même entreprise, chacune gérant différentes natures de flux et de contenus électroniques.

 

Un marché reposant sur des expertises complémentaires

En 2012, le segment des logiciels et services informatiques associés à l’archivage de contenus électroniques à vocation probatoire devrait peser 125 millions d’euros en France selon Markess International. Avec un taux de croissance estimé à +19% entre 2011 et 2012, ce marché promet des perspectives intéressantes pour les acteurs s’y positionnant. En 2012, les offres émanent de prestataires aux profils très divers : les acteurs résolument tournés vers l’archivage, les fournisseurs porteurs d’une offre plus globale de gestion de contenus et de documents, sans oublier lesfournisseurs de briques de confiance, indissociables de la notion de vocation probatoire.

 

En complément de cette étude, Markess fournit un mapping de prestataires actifs sur le marché français, qui illustre la diversité des origines et des expertises de ces acteurs. Cette variété d’offres n’est pas sans accentuer la complexité associée à de tels projets (preuve en est du réel besoin en accompagnement et en assistance à maîtrise d’ouvrage exprimé par les décideurs interrogés), ni même le flou ressenti par les décideurs face aux terminologies utilisées, à l’image de celles autour de la notion de coffre‐fort. La création d'un nouveau statut de PSDC (Professionnel des Services de Dématérialisation et de Conservation) au Grand Duché du Luxembourg, reposant pour une grande partie sur la norme ISO 27001, et la parution en France de la norme AFNOR NF Z 42‐020 relative aux spécifications fonctionnelles du coffre‐fort numérique devraient faciliter les compréhensions, d’autant plus que l’un des critères de choix majeurs d’une solution d’archivage électronique repose sur les normes respectées, avec, bien souvent, une peur des sanctions qui prime sur le ROI.

 

Source : docunews, Markess