A lire sur: http://www.itchannel.info/articles/136488/gestion-documents-est-loin-etre-optimisee-france.html?key=862d53eea2c1d2fe
A
l'heure où le document papier fait progressivement place au document
numérique et où les pressions s'intensifient (traçabilité, réactivité,
crise économique...), la gestion des processus documentaires est
inévitablement impactée. L’analyse des attentes des décideurs laisse
apparaître de réels besoins d’optimisation de ces processus avec, à la
clé, des gains tangibles et opérationnels. L’occasion pour les
entreprises et administrations de se pencher sur les approches et
solutions mises en œuvre pour gérer leurs documents et courriers
entrants et ainsi optimiser les processus associés…
Selon l'étude réalisée par Markess International avec les principaux acteurs français de la gestion des documents, dont Archimed, IBM, Itesoft, Kofax, Medius/Odyssée Conseil et Tessi, sur les besoins des entreprises en matière d’optimisation de processus documentaires entrants et circulants, les deux tiers des 115 décideurs interviewés considèrent que les processus associés à la gestion des divers documents et courriers reçus par leurs services (factures fournisseurs, contrats, réclamations clients, formulaires, demandes de congé, etc.) et diffusés en interne, sont loin d'être optimisés !
Les raisons à cette situation sont multiples, tant d’ordres culturel, organisationnel, technique que liées aux évolutions des pratiques. Ainsi les entreprises doivent tenir compte de l’apparition de nouvelles formes de dématérialisation, par exemple, à la source ou directement auprès de l’expéditeur des documents via des formulaires de saisie mais aussi grâce aux technologies mobiles permettant la numérisation à partir d’un smartphone. Il devient également nécessaire de prendre en considération la dématérialisation de documents à vocation probatoire afin de s’affranchir du document papier et pouvoir considérer le document numérique comme original en cas de litige ou d’apport de la preuve.
Ceci pour 2 raisons principales. De nouvelles formes de dématérialisation apparaissent, par exemple, à la source ou directement auprès de l’expéditeur des documents via des formulaires de saisie ou à partir d’un smartphone. La nécessaire prise en considération de la dématérialisation de documents à vocation probatoire afin de s’affranchir du document papier.
L’automatisation de la chaîne de gestion documentaire est encore partielle. Selon Markess International, moins de la moitié des tâches associées à la gestion des documents et courriers entrants sont automatisées en 2012, et ce à l’aide de solutions informatiques. Les efforts ont pour l’instant porté sur les étapes situées aux deux extrémités de cette chaîne : numérisation, stockage et archivage. Pour autant, les entreprises ne doivent pas se limiter à la simple mise au format numérique : l’optimisation passe indéniablement par l’intégration des données entrantes aux processus métiers.
Au?delà de la capture des données, il s’agit donc d’identifier et de classer les documents, de les distribuer en interne, d’en extraire les informations et les intégrer aux applications en place (métiers, ERP, gestion de contenu, etc.). A cette fin, de nombreux décideurs envisagent le recours à de nouvelles solutions informatiques, plus adaptées, ou à des services externalisés de type DPO (Document Process Outsourcing) ou de BPO (Business Process Outsourcing).
Des besoins en solutions importants
Seuls 25% des décideurs interviewés estiment bénéficier actuellement de solutions suffisantes leur permettant de mener à bien l’optimisation de leurs processus documentaires. Ainsi que le montre l’étude de Markess International, une grande partie des attentes envers ces solutions portent encore sur des fonctionnalités telles que la gestion de contenu, les workflows et l’archivage électronique, constituant pourtant le socle de base de la gestion documentaire. Signe que les solutions en place ne couvrent que partiellement les besoins actuels du fait de leur obsolescence ou de leur inadéquation aux évolutions en cours…
D’autres besoins commencent à émerger de la part de décideurs confrontés à une collaboration accrue, une réactivité toujours plus forte, de nouveaux modes de consommation des solutions (en situation de mobilité, à la demande avec le cloud computing, etc.).
L’orientation vers des solutions intégrant des fonctionnalités de BPM (Business Process Management) ou de Case management (gestion de dossiers ou de cas) permettrait ainsi d’associer processus documentaires et processus métiers et d’avoir une vision globale et unifiée des contenus, collaborateurs et processus concernés.
Des réponses aux problématiques métiers actuelles
Au?delà des gains liés à la productivité, l’amélioration des processus documentaires entrants et circulants offre de nombreux atouts qualitatifs, répondant aux enjeux métiers des décideurs interrogés, quelle que soit leur direction de rattachement. Traçabilité (dans un contexte de mise en conformité toujours plus ontraignant, tant en interne qu’en externe), réactivité vis?à?vis des fournisseurs (délais de paiement des factures), des clients (réponses à des réclamations clients), du marché (développement des interactions clients temps réel, notion de time?to?market), collaboration (avec la possibilité de partager le suivi des documents en interne mais également avec des tiers externes) et qualité sont des aspects pouvant être considérablement améliorés grâce à la mise en œuvre de solutions adaptées.
Principaux gains obtenus ou recherchés avec l’optimisation des processus documentaires entrants et circulants
Echantillon : 115 décideurs interrogés de juin à août 2012
Source : MARKESS International
Des processus de gestion documentaire à optimiser en 2014
Selon l’étude, les types de documents à optimiser chez les clients sont les courriers manuscrits (60%), les contrats (50%). Sur les services financiers et comptables : les factures fournisseurs (81%). Enfin, dans les ressources humaines, il s'agit des demandes de congés (53% et des contrats de travail (53%).
Un marché évalué à 2 milliards d’euros
Le marché des logiciels et services informatiques (IT) associé à la gestion des processus documentaires entrants et circulants devrait dépasser les 2 milliards d’euros en France en 2012, selon Markess International.
Lundi 5 Novembre 2012
A
l'heure où le document papier fait progressivement place au document
numérique et où les pressions s'intensifient (traçabilité, réactivité,
crise économique...), la gestion des processus documentaires est
inévitablement impactée. L’analyse des attentes des décideurs laisse
apparaître de réels besoins d’optimisation de ces processus avec, à la
clé, des gains tangibles et opérationnels. L’occasion pour les
entreprises et administrations de se pencher sur les approches et
solutions mises en œuvre pour gérer leurs documents et courriers
entrants et ainsi optimiser les processus associés…Selon l'étude réalisée par Markess International avec les principaux acteurs français de la gestion des documents, dont Archimed, IBM, Itesoft, Kofax, Medius/Odyssée Conseil et Tessi, sur les besoins des entreprises en matière d’optimisation de processus documentaires entrants et circulants, les deux tiers des 115 décideurs interviewés considèrent que les processus associés à la gestion des divers documents et courriers reçus par leurs services (factures fournisseurs, contrats, réclamations clients, formulaires, demandes de congé, etc.) et diffusés en interne, sont loin d'être optimisés !
Les raisons à cette situation sont multiples, tant d’ordres culturel, organisationnel, technique que liées aux évolutions des pratiques. Ainsi les entreprises doivent tenir compte de l’apparition de nouvelles formes de dématérialisation, par exemple, à la source ou directement auprès de l’expéditeur des documents via des formulaires de saisie mais aussi grâce aux technologies mobiles permettant la numérisation à partir d’un smartphone. Il devient également nécessaire de prendre en considération la dématérialisation de documents à vocation probatoire afin de s’affranchir du document papier et pouvoir considérer le document numérique comme original en cas de litige ou d’apport de la preuve.
Ceci pour 2 raisons principales. De nouvelles formes de dématérialisation apparaissent, par exemple, à la source ou directement auprès de l’expéditeur des documents via des formulaires de saisie ou à partir d’un smartphone. La nécessaire prise en considération de la dématérialisation de documents à vocation probatoire afin de s’affranchir du document papier.
L’automatisation de la chaîne de gestion documentaire est encore partielle. Selon Markess International, moins de la moitié des tâches associées à la gestion des documents et courriers entrants sont automatisées en 2012, et ce à l’aide de solutions informatiques. Les efforts ont pour l’instant porté sur les étapes situées aux deux extrémités de cette chaîne : numérisation, stockage et archivage. Pour autant, les entreprises ne doivent pas se limiter à la simple mise au format numérique : l’optimisation passe indéniablement par l’intégration des données entrantes aux processus métiers.
Au?delà de la capture des données, il s’agit donc d’identifier et de classer les documents, de les distribuer en interne, d’en extraire les informations et les intégrer aux applications en place (métiers, ERP, gestion de contenu, etc.). A cette fin, de nombreux décideurs envisagent le recours à de nouvelles solutions informatiques, plus adaptées, ou à des services externalisés de type DPO (Document Process Outsourcing) ou de BPO (Business Process Outsourcing).
Des besoins en solutions importants
Seuls 25% des décideurs interviewés estiment bénéficier actuellement de solutions suffisantes leur permettant de mener à bien l’optimisation de leurs processus documentaires. Ainsi que le montre l’étude de Markess International, une grande partie des attentes envers ces solutions portent encore sur des fonctionnalités telles que la gestion de contenu, les workflows et l’archivage électronique, constituant pourtant le socle de base de la gestion documentaire. Signe que les solutions en place ne couvrent que partiellement les besoins actuels du fait de leur obsolescence ou de leur inadéquation aux évolutions en cours…
D’autres besoins commencent à émerger de la part de décideurs confrontés à une collaboration accrue, une réactivité toujours plus forte, de nouveaux modes de consommation des solutions (en situation de mobilité, à la demande avec le cloud computing, etc.).
L’orientation vers des solutions intégrant des fonctionnalités de BPM (Business Process Management) ou de Case management (gestion de dossiers ou de cas) permettrait ainsi d’associer processus documentaires et processus métiers et d’avoir une vision globale et unifiée des contenus, collaborateurs et processus concernés.
Des réponses aux problématiques métiers actuelles
Au?delà des gains liés à la productivité, l’amélioration des processus documentaires entrants et circulants offre de nombreux atouts qualitatifs, répondant aux enjeux métiers des décideurs interrogés, quelle que soit leur direction de rattachement. Traçabilité (dans un contexte de mise en conformité toujours plus ontraignant, tant en interne qu’en externe), réactivité vis?à?vis des fournisseurs (délais de paiement des factures), des clients (réponses à des réclamations clients), du marché (développement des interactions clients temps réel, notion de time?to?market), collaboration (avec la possibilité de partager le suivi des documents en interne mais également avec des tiers externes) et qualité sont des aspects pouvant être considérablement améliorés grâce à la mise en œuvre de solutions adaptées.
Principaux gains obtenus ou recherchés avec l’optimisation des processus documentaires entrants et circulants
Echantillon : 115 décideurs interrogés de juin à août 2012
Source : MARKESS International
Des processus de gestion documentaire à optimiser en 2014
Selon l’étude, les types de documents à optimiser chez les clients sont les courriers manuscrits (60%), les contrats (50%). Sur les services financiers et comptables : les factures fournisseurs (81%). Enfin, dans les ressources humaines, il s'agit des demandes de congés (53% et des contrats de travail (53%).
Un marché évalué à 2 milliards d’euros
Le marché des logiciels et services informatiques (IT) associé à la gestion des processus documentaires entrants et circulants devrait dépasser les 2 milliards d’euros en France en 2012, selon Markess International.
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