A lire sur: http://www.decideo.fr/BI-collectivites-gestion-des-depenses-publiques_a6132.html
pour l'efficacité des grandes orientations stratégiques
Claudie Costes-Druilhe et Elodie Asselineau, SQLI
Mercredi 22 Mai 2013
Décentralisation, obligation de résultats, tout comme les entreprises privées, les collectivités territoriales sont soumises à l’évolution d’un suivi budgétaire plus précis et exigeant. D’une vision purement opérationnelle gérée par des progiciels à l’échelle de chacun des services, les collectivités se dotent désormais d’outils décisionnels pour obtenir une vision transversale.
De nouveaux enjeux
Claudie Costes-Druilhe, Manager, EoZen-Groupe SQLI
L’application effective et efficace des politiques publiques
engagées par les collectivités est au cœur des préoccupations des élus
et donc des services de direction et de pilotage de la fonction
publique. Si cette vigilance salutaire a toujours existé, la tendance
actuelle est au renforcement intelligent des moyens de contrôle dans le
but de toujours mieux gérer les dépenses des fonds publics.
Les chantiers de décentralisation et de modernisation ainsi que les nouvelles lois de finances imposent aux collectivités territoriales l’adoption de méthodes et d’outils de suivi.
À la différence du monde de l’entreprise, il ne s’agit pas de rechercher un profit, mais de progresser vers une meilleure maîtrise des budgets à l’aide d’informations chiffrées et quantifiables. Concrètement, les finances, le domaine social, les ressources humaines, le patrimoine, les infrastructures, les transports, la formation, l’éducation, l’environnement, les affaires économiques, etc. chaque direction dispose de ses propres silos d’information et de son progiciel dédié pour ne pas dire isolé. Mais le plus souvent la direction générale de la collectivité ne dispose pas d’une vue transversale sur l’ensemble des missions de politiques publiques. L’utilité d’un outil décisionnel apparaît alors de manière évidente puisque la BI permet de consolider des données provenant de silos épars et hétérogènes.
D’une vision purement opérationnelle gérée par des progiciels hétéroclites à l’échelle de chacune des directions, les directions centrales des collectivités se dotent désormais d’outils décisionnels pour une vision transversale et en profondeur, permettant un pilotage plus efficace, par ventilation et répartition diverses des dépenses. La BI fournit ainsi des informations plus précises pour optimiser leurs investissements, vérifier leur pertinence et justifier les choix budgétaires.
Les chantiers de décentralisation et de modernisation ainsi que les nouvelles lois de finances imposent aux collectivités territoriales l’adoption de méthodes et d’outils de suivi.
À la différence du monde de l’entreprise, il ne s’agit pas de rechercher un profit, mais de progresser vers une meilleure maîtrise des budgets à l’aide d’informations chiffrées et quantifiables. Concrètement, les finances, le domaine social, les ressources humaines, le patrimoine, les infrastructures, les transports, la formation, l’éducation, l’environnement, les affaires économiques, etc. chaque direction dispose de ses propres silos d’information et de son progiciel dédié pour ne pas dire isolé. Mais le plus souvent la direction générale de la collectivité ne dispose pas d’une vue transversale sur l’ensemble des missions de politiques publiques. L’utilité d’un outil décisionnel apparaît alors de manière évidente puisque la BI permet de consolider des données provenant de silos épars et hétérogènes.
D’une vision purement opérationnelle gérée par des progiciels hétéroclites à l’échelle de chacune des directions, les directions centrales des collectivités se dotent désormais d’outils décisionnels pour une vision transversale et en profondeur, permettant un pilotage plus efficace, par ventilation et répartition diverses des dépenses. La BI fournit ainsi des informations plus précises pour optimiser leurs investissements, vérifier leur pertinence et justifier les choix budgétaires.
Identifier les leviers d'efficacité
Elodie Asselineau, Chargée de Communication, Groupe SQLI
Pléthore d’indicateurs n’est pas synonyme d’efficacité : pour
piloter une collectivité, chaque direction se doit de définir deux à
trois indicateurs pertinents en regard de ses objectifs. En préambule à
tout projet décisionnel, il convient donc à l’aide d’outils conceptuels
et méthodologiques et à partir des grandes orientations stratégiques
fixées au sein de la collectivité de définir des objectifs
intermédiaires et opérationnels à atteindre ainsi que des plans
d’actions à mettre au point.
Ces différents objectifs étant définis, il est possible de dresser la liste des mesures et des indicateurs fondamentaux à valoriser afin que la collectivité puisse piloter et mener à bien les axes stratégiques.
Ces indicateurs opérationnels (exemple : montant engagé par typologie), de performance (ex : pourcentage d’évolution du réalisé), ou stratégiques (ex : taux de mandatement) permettent alors à la fois :
• aux services de piloter leurs actions en étant connectés aux objectifs (stratégiques, intermédiaires et opérationnels) découlant des documents d’orientation
• à la Direction Générale de suivre l’exécution des politiques engagées.
Ces différents objectifs étant définis, il est possible de dresser la liste des mesures et des indicateurs fondamentaux à valoriser afin que la collectivité puisse piloter et mener à bien les axes stratégiques.
Ces indicateurs opérationnels (exemple : montant engagé par typologie), de performance (ex : pourcentage d’évolution du réalisé), ou stratégiques (ex : taux de mandatement) permettent alors à la fois :
• aux services de piloter leurs actions en étant connectés aux objectifs (stratégiques, intermédiaires et opérationnels) découlant des documents d’orientation
• à la Direction Générale de suivre l’exécution des politiques engagées.
Spécificité des données publiques
Les requêtes pour la CNIL sont une problématique fréquente dans
les projets décisionnels des collectivités. Bien souvent et à juste
titre, les données publiques sont protégées par la CNIL. Tout bon
intégrateur doit être en mesure de vous aider dans vos procédures de
mise en conformité et “d’anonymisation” des données sensibles. Un vrai
gain de temps pour vos projets !
Enrichir le travail des agents
Parfois au centre des controverses, la BI dans les collectivités
n’est pas l’outil de chasse aux sorcières dont on l’accuse. À l’inverse,
elle enrichit le travail des agents et les libère de tâches
fastidieuses de collecte et de re-saisie de données. Moins de temps est
ainsi consacré à la collecte de l’information au profit de l’analyse des
résultats. L’automatisation de la collecte est également un garant non
négligeable de la justesse des résultats fournis. La qualité et la
pertinence des résultats s’en trouveront optimisées.
Le retour sur investissement d’un tel projet peut souvent se mesurer par l’économie de jours / homme passés à la re-saisie et à la vérification de données dans des fichiers Excel dans plusieurs services de la collectivité.
Le retour sur investissement d’un tel projet peut souvent se mesurer par l’économie de jours / homme passés à la re-saisie et à la vérification de données dans des fichiers Excel dans plusieurs services de la collectivité.
Lutter contre la fraude
Les enjeux pour les collectivités sont essentiels. Bien sûr il
s’agit d’évaluer les politiques en place, de développer les stratégies
et scenarii des politiques futures mais ce n’est pas tout. Les outils
décisionnels ont la vertu d’améliorer la qualité des services mais
également de permettre une lutte efficace contre les fraudes et
développer des programmes de prévention.
Clé de la réussite d'un projet BI en collectivité territoriale
La condition sine qua none de la réussite d’un projet décisionnel
réside avant tout en la maturité de la collectivité quant aux questions
de la BI et à la volonté de cette dernière de mettre en place un réel
système transverse de partage et de croisement d’informations. Seul le
sponsoring de la Direction Générale est le garant d’une mise en place
efficace et réussie. Un projet décisionnel requiert une véritable
implication de tous les acteurs. Leur adhésion au projet doit être
complète et accompagnée par les commanditaires qui alloueront les
ressources nécessaires (humaines et financières) au bon déroulement de
cette mise en place.
Bien que cette évolution soit intrinsèquement naturelle, elle n’est pas encore bien ancrée dans les mentalités et toute démarche visant à mettre en place des systèmes d’informations transversaux nécessite un accompagnement, une véritable conduite du changement.
Dans ce contexte de modernisation des méthodes de prise de décision par la mise en place d’instruments de pilotage rétrospectif et prospectif, les intégrateurs proposent aux collectivités un accompagnement unique :
• pour identifier les bons indicateurs
• pour les démarches administratives
• pour la conduite du changement
Et bien entendu, pour toutes les phases du projet décisionnel : conseil, mise en œuvre, maintenance, formation.
La BI en collectivités territoriales permet de mesurer l’efficacité des orientations et des plans mis en place, défendre le bilan d’un élu, jauger l’efficacité d’un programme.
Bien que cette évolution soit intrinsèquement naturelle, elle n’est pas encore bien ancrée dans les mentalités et toute démarche visant à mettre en place des systèmes d’informations transversaux nécessite un accompagnement, une véritable conduite du changement.
Dans ce contexte de modernisation des méthodes de prise de décision par la mise en place d’instruments de pilotage rétrospectif et prospectif, les intégrateurs proposent aux collectivités un accompagnement unique :
• pour identifier les bons indicateurs
• pour les démarches administratives
• pour la conduite du changement
Et bien entendu, pour toutes les phases du projet décisionnel : conseil, mise en œuvre, maintenance, formation.
La BI en collectivités territoriales permet de mesurer l’efficacité des orientations et des plans mis en place, défendre le bilan d’un élu, jauger l’efficacité d’un programme.
par Claudie Costes-Druilhe, Manager BI, EoZen-Groupe SQLI Toulouse, www.eozen.com
et Elodie Asselineau, Chargée de Communication, Groupe SQLI, www.sqli.com
et Elodie Asselineau, Chargée de Communication, Groupe SQLI, www.sqli.com
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