Une étude de Markess International Enjeux légaux et réduction des coûts poussent les projets de dématérialisation

samedi 5 novembre 2011

Le caractère fort du cadre légal et/ou réglementaire (1) dans la généralisation des projets visant à adresser sous format numérique divers documents jusqu’alors transmis au format papier constitue un facteur important des projets de dématérialisation, c’est ce que montre l’étude intitulée « Dématérialisation des documents sortants : enjeux &perspectives » et réalisée par le cabinet Markess international. Toutefois, à l’heure où les entreprises cherchent à réduire leurs coûts et à optimiser leurs processus et leur performance, le contexte économique en berne apparaît lui aussi comme un accélérateur de la dématérialisation, avec à la clé des gains concrets et tangibles.

Le contexte économique stimule les projets de dématérialisation

Si de nombreux projets de dématérialisation ont initialement portés sur des documents entrants (avec notamment la numérisation des documents reçus au format papier), un nombre croissant d’entreprises et d’organisations publiques s’intéressent à l’autre côté de la chaîne et choisissent de traiter de façon automatique et de transmettre, sous forme de flux numériques, les données et informations issues de leur système d'information ou de leurs applications métiers.

L’étude de Markess note que la pratique n’est pas réservée aux profils d’organisations amenés à produire un volume important de documents à destination de leurs clients finaux (relevés, factures, courriers clients, etc.), telles que les banques et sociétés d’assurance, les distributeurs et les opérateurs de services avec abonnement (de type télécommunications, eau, gaz, électricité, etc.). D’autres profils, notamment confrontés à une forte concurrence, sont également enclins à dématérialiser les documents adressés à leurs partenaires, fournisseurs et clients, comme c’est le cas dans le domaine industriel par exemple.

En 2011, 3 décideurs interrogés sur 4 motivent en effet une telle décision par la situation économique actuellement tendue et la nécessité de trouver de nouvelles sources d’économies, soit en réduisant les coûts associés au traitement de certains processus, soit en modernisant ou en repensant la façon dont certains processus, jusqu’alors gérés manuellement, peuvent être optimisés ou encore en accélérant les flux qui y sont associés. Autant d’objectifs que permettent indéniablement les projets de dématérialisation.

La majorité des décideurs interrogés s’accorde sur les gains suivants que procure la dématérialisation des documents sortants :

- Les bénéfices économiques liés à la réduction de divers coûts : coûts des consommables associés à l’émission de documents au format papier (toner, papier, enveloppes, etc.), coûts d’affranchissement, ainsi que divers coûts annexes, voire « cachés », résultant des reproductions, de la manipulation des documents papier, de la gestion des parcs d’imprimantes, des stocks de fournitures, etc. Une administration locale a calculé avoir réduit de 30 à 13 kg de papier la consommation d’un agent suite à la dématérialisation des procédures liées à la comptabilité publique (dans le cadre du projet Hélios), du contrôle des actes administratifs (projet Actes) et de la convocation des élus ;

- Des gains de temps, que ce soit en termes de distribution des documents aux destinataires, de préparation des documents ou de retour attendu (validation, paiement…). Ainsi pour cet établissement financier ayant fait le choix de dématérialiser le processus de signature, de production et d’émission des contrats, les bénéfices en termes de réduction des délais sont significatifs et multiples : réduction de 15 jours sur les délais de production des contrats et de 11 jours sur leur signature ;

- L’amélioration de la traçabilité et du suivi des documents émis, notamment grâce aux fonctionnalités de suivi et de reporting proposées par les solutions de dématérialisation permettant une fiabilisation des processus de traitement. Cet aspect devrait également se renforcer suite au décret de février 2011 indiquant les conditions de validité du procédé d’envois de lettres recommandées par courrier électronique, même si à l’heure actuelle, seuls les courriers relatifs à la conclusion et à l’exécution d’un contrat peuvent être concernés par un tel dispositif ;

- L’amélioration tout simplement de l’image de l’entreprise, la dématérialisation étant synonyme de modernité et d’innovation pour les organisations souhaitant par exemple migrer vers une relation client numérique plus aboutie ou offrir à leurs clients des services à valeur ajoutée, en mettant par exemple à disposition leurs factures au format électronique au travers d’un portail offrant également des services personnalisés.

Exemples de projets de dématérialisation de documents sortants

Secteur	Détail du Projet	Prestataire
Voyagiste	Projet global de dématérialisation fiscale de 400 000 factures clients émises par an ; intégration de la plate?forme au portail multi?services du voyagiste pour les clients PME / PMI.	Accelya
URSSAF	Gestion des impressions sur 130 sites de production et mise à disposition des états de paye.	Data Syscom
Leasing financier	Automatisation et externalisation de l’envoi de plus de 100 000 documents par mois : factures clients, lettres de relances, échéanciers, lettres de mise en service, courriers marketing, etc.	Esker
Banque / Finance	Solution externalisée de dématérialisation et d’archivage pour les relevés de comptes et avis d’opéré des clients de la banque.	STS Group
Mutuelles / assurances	Automatisation de la production et du suivi des courriers recommandés à destination des assurés.	Tessi

Les bénéfices de la dématérialisation de documents sortants ne sont pas limités à l’entreprise mettant en oeuvre les projets ; ses partenaires, qu’ils soient clients, fournisseurs, collaborateurs…, peuvent également espérer des gains de même nature. Aussi, il est important que chaque partie prenne conscience des bénéfices conjoints qu’elles peuvent en tirer afin de contribuer à une généralisation équilibrée de la dématérialisation.

 

Extension à d’autres types de documents sortants et un recours accru à la dématérialisation à vocation probatoire

En 2011, au?delà des déclarations sociales et fiscales obligatoires par voie électronique pour une grande majorité des entreprises et administrations, la dématérialisation des documents sortants porte prioritairement selon les décideurs interrogés sur :
- Des courriers simples, par opposition aux courriers recommandés ;
- Des documents envoyés aux clients professionnels et aux fournisseurs ;
- De type commandes d’achat et autres documents liés aux appels d’offres adressés par les directions des achats (RFI pour Request for Information, RFQ pour Request for Quote…), factures clients professionnelles, mailings commerciaux, notes de communication interne à destination des collaborateurs, etc.

D’ici 2013, les projets des organisations interviewées se concentreront sur les bulletins de paie, les documents comptables et financiers qu’adressent les administrations locales à la trésorerie publique, mais aussi sur les avis de paiement et les règlements fournisseurs afin de poursuivre la dématérialisation du processus associés à la facturation fournisseurs et de l’automatiser.
Une autre tendance mise en avant par l’étude est la dématérialisation de documents à vocation probatoire.

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(1) La législation peut à la fois assouplir et simplifier des pratiques en autorisant l’échange de documents dématérialisés (cf. factures électroniques, bulletins de paie…), ces pratiques étant encadrées par des textes de loi, mais aussi contraindre certaines organisations à recourir à la dématérialisation (par exemple, dans le cadre de certaines procédures de marché public ou depuis déjà quelques années, pour les déclarations sociales et fiscales, imposées par voie électronique selon divers seuils).

Source: infoDSI.com

 

http://www.infodsi.com/articles/125128/etude-markess-international-enjeux-legaux-reduction-couts-poussent-projets-dematerialisation.html?key=