lundi 29 juillet 2013

Ce que la science préconise pour une meilleure gestion des mails

A lire sur:  http://www.demainlaveille.fr/2013/07/27/ce-que-la-science-preconise-pour-une-meilleure-gestion-des-mails/

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Plusieurs études sont régulièrement menées pour comprendre les mécanismes qui gèrent notre relation aux emails, qu’ils soient personnels ou professionnels : comportement, interfaces, méthodes, problèmes, etc. Le mail qui reste l’outil principal de communication professionnelle, et dans les entreprises. Elles sont souvent riches en conclusions utiles, qui peuvent servir, selon les profils, à améliorer sa gestion des mails et réduire ainsi l’anxiété générée par le volume conséquent de messages électroniques.
Pour augmenter le taux de consultation de ses mails, le choix des sujets et leur formulation est primordial. Ainsi, opter pour des formulations suscitant la curiosité augmente les chances de lecture du mail envoyé. Les internautes sont souvent attirés par les mails qui titillent leur curiosité ou encore qui les intriguent. C’est le résultat de l’étude Email Curiosity.
Pour obtenir un plus grand taux de réponse aux mails envoyés, il est ainsi recommandé de formuler des questions directes, claires et simples. Plus votre message nécessite une réflexion ou plus il est long sans demande particulière, il y a alors de fortes chances qu’il soit relégué en position secondaire, sans obtenir de réponse. C’est le résultat d’une étude de 2005 (PDF) menée par la Carnegie Mellon University.
Il est conseillé de minimiser les perturbations et autres sollicitations contre-productives, ceci signifie :
  • d’éviter de mettre plusieurs personnes en copie d’un même mail. (Démarche adoptée par Ferrari récemment)
  • d’éviter de consulter ses mails chaque 5 minutes ou à des intervalles très réduits. Certains préconisent de choisir une fréquence de 45mn plutôt. (Etude de Loughborough University)
  • de désactiver les notifications automatiques à chaque réception, voire de paramètrer votre messagerie pour qu’elle puisse afficher chaque message avec les détails utiles : expéditeur, sujet et l’extrait du mail pour optimiser un scan en diagonale.
Si l’email reste l’outil principal de communication dans les entreprises et l’outil privilégié des professionnels de l’informatique (pour des raisons de productivité et d’efficience, ce qui évite les échanges de personne à personne en face à face), il est préconisé d’utiliser tant que possible d’autres moyens et canaux qui peuvent assurer le même résultat : c’est le cas notamment des blogs internes, des wikis, des plateformes collaboratives ou encore des RSE. L’étude en question (PDF) de Virginia Tech présente ces alternatives en détail.
Une autre étude allemande a montré l’importance de mener des formations dédiées à la gestion des mails en entreprise, en se focalisant sur trois aspects principaux : les techniques de gestion de grands volumes de mails, l’optimisation du workflow personnel et enfin la culture partagée et les bonnes pratiques à mutualiser pour communiquer plus efficacement.
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