A lire sur: http://www.demainlaveille.fr/2013/07/27/ce-que-la-science-preconise-pour-une-meilleure-gestion-des-mails/
Plusieurs études sont régulièrement menées
pour comprendre les mécanismes qui gèrent notre relation aux emails,
qu’ils soient personnels ou professionnels : comportement, interfaces,
méthodes, problèmes, etc. Le mail qui reste l’outil principal de communication professionnelle,
et dans les entreprises. Elles sont souvent riches en conclusions
utiles, qui peuvent servir, selon les profils, à améliorer sa gestion
des mails et réduire ainsi l’anxiété générée par le volume conséquent de
messages électroniques.
Pour augmenter le taux de consultation de ses mails, le choix des sujets et leur formulation est primordial. Ainsi, opter pour des formulations suscitant la curiosité augmente les chances de lecture du mail envoyé. Les internautes sont souvent attirés par les mails qui titillent leur curiosité ou encore qui les intriguent. C’est le résultat de l’étude Email Curiosity.
Pour obtenir un plus grand taux de réponse aux mails envoyés, il est ainsi recommandé de formuler des questions directes, claires et simples. Plus votre message nécessite une réflexion ou plus il est long sans demande particulière, il y a alors de fortes chances qu’il soit relégué en position secondaire, sans obtenir de réponse. C’est le résultat d’une étude de 2005 (PDF) menée par la Carnegie Mellon University.
Il est conseillé de minimiser les perturbations et autres sollicitations contre-productives, ceci signifie :
Une autre étude allemande a montré l’importance de mener des formations dédiées à la gestion des mails en entreprise, en se focalisant sur trois aspects principaux : les techniques de gestion de grands volumes de mails, l’optimisation du workflow personnel et enfin la culture partagée et les bonnes pratiques à mutualiser pour communiquer plus efficacement.
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Pour augmenter le taux de consultation de ses mails, le choix des sujets et leur formulation est primordial. Ainsi, opter pour des formulations suscitant la curiosité augmente les chances de lecture du mail envoyé. Les internautes sont souvent attirés par les mails qui titillent leur curiosité ou encore qui les intriguent. C’est le résultat de l’étude Email Curiosity.
Pour obtenir un plus grand taux de réponse aux mails envoyés, il est ainsi recommandé de formuler des questions directes, claires et simples. Plus votre message nécessite une réflexion ou plus il est long sans demande particulière, il y a alors de fortes chances qu’il soit relégué en position secondaire, sans obtenir de réponse. C’est le résultat d’une étude de 2005 (PDF) menée par la Carnegie Mellon University.
Il est conseillé de minimiser les perturbations et autres sollicitations contre-productives, ceci signifie :
- d’éviter de mettre plusieurs personnes en copie d’un même mail. (Démarche adoptée par Ferrari récemment)
- d’éviter de consulter ses mails chaque 5 minutes ou à des intervalles très réduits. Certains préconisent de choisir une fréquence de 45mn plutôt. (Etude de Loughborough University)
- de désactiver les notifications automatiques à chaque réception, voire de paramètrer votre messagerie pour qu’elle puisse afficher chaque message avec les détails utiles : expéditeur, sujet et l’extrait du mail pour optimiser un scan en diagonale.
Une autre étude allemande a montré l’importance de mener des formations dédiées à la gestion des mails en entreprise, en se focalisant sur trois aspects principaux : les techniques de gestion de grands volumes de mails, l’optimisation du workflow personnel et enfin la culture partagée et les bonnes pratiques à mutualiser pour communiquer plus efficacement.
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