jeudi 27 octobre 2011

World Paper Free Day Les entreprises européennes face au casse-tête de la gestion du papier

mercredi 26 octobre 2011
Le bureau sans papier est un concept qui a été développé dans les années avec l’arrivée des PC dans les entreprises. Depuis, la consommation de papier n’a fait qu’augmenter. Aujourd’hui, La gestion du papier constitue toujours un sérieux casse-tête pour les entreprises, dont les responsables ne font pas suffisamment une priorité, rappelle une étude publié par Iron Mountain à l’occasion de la Journéemondiale sans papier (World Paper Free Day) organisée ce jeudi 27 octobre.

Année après année, la consommation de papier, augmente inexorablement nous rappelait Jacques Attali en 2008 (voir ci-contre) dans la série Conversations d’avenir. Et les nouvelles technologies ne sont pas un réducteur de notre consommation de papier, au contraire. Nous produisons environ 320 millions de tonnes de papier chaque année et nous devrions atteindre 450 millions de tonnes d’ici 20 ans. Il faut donc mettre un politique très active de recyclage. Sur ce point, l’Allemagne est très avancée en recyclant 80 % du papier qu’elle consomme. A l’autre bout d’u spectre, la Chine ne recycle rien.
 



Dans ce contexte, près de la moitié (45%) des entreprises européennes sont confrontées à des problèmes pour gérer les informations en leur possession tandis que 59% se disent préoccupées par l'espace excessif que consomme le stockage des documents papier sur leur site.  En outre, près de la moitié (49%) d'entre elles ne centralisent pas la responsabilité de la gestion documentaire, qui se trouve ainsi dispersée au sein de l'entreprise.

Le World Paper Free Day a été instauré pour exhorter les entreprises à abandonner le papier. Le bureau sans papier représente encore un futur idéal. Les usages ayant la vie dure, les entreprises continuent de créer, photocopier et archiver des documents papier.
 
Selon l'AIIM (Association of Information & Image Management, http://www.aiim.org/), les entreprises détiennent aujourd'hui 10 fois plus d'informations qu'il y a cinq ans. Nombre d'entre elles peinent à assurer le suivi des liasses de factures, fiches clients et autres documents qu'elles conservent. Dans les grands centres urbains à travers l'Europe, des archives et fichiers d'entreprise, en nombre sans cesse croissant, occupent certains des locaux les plus coûteux.

Iron Mountain propose  cinq mesures pratiques devant permettre aux entreprises de gérer efficacement le papier.

1. Se concentrer sur le « papier efficace » plutôt que sur le « zéro papier »
Le fait est que nous n'éliminerons pas le papier à court ni même à moyen terme. La croissance des archives papier va de pair avec l'explosion des informations numériques, le tout sur fond de réglementations toujours plus contraignantes et d'évolution des besoins métier. A cela s'ajoutent souvent des budgets restreints, des systèmes et processus dépassés, ainsi qu'une dispersion des responsabilités entre de multiples services. La solution la plus pragmatique consiste à adopter un modèle hybride, dans lequel tous les types d'informations (physiques et numériques) sont pris en compte et gérés dans le cadre d'une stratégie cohérente.

2. Organiser et segmenter vos informations
Nombre d'organisations conservent de volumineuses archives de documents papier et ne savent tout simplement pas par où commencer. Le secret réside dans la segmentation. Les entreprises ont besoin de savoir ce qu'elles détiennent et à quel endroit. Quels sont les documents critiques pour l'entreprise et où se trouvent-ils ? Il s'agit des documents indispensables au fonctionnement de l'entreprise, de ceux qui sont le plus souvent demandés par des tiers ou encore ceux auxquels les employés ont le plus fréquemment accès. Quels documents ne sont plus nécessaires et donc voués à être détruits ? Cette démarche de segmentation aidera les entreprises à réduire l'ampleur du problème et à concentrer leur énergie et leurs ressources sur la gestion de leurs documents les plus précieux.

3. Comprendre l'environnement extérieur
Le cadre réglementaire devient de plus en plus contraignant et complexe. Les entreprises qui opèrent à l'international se trouvent confrontées à un casse-tête supplémentaire : les législations variables et parfois incohérentes d'un marché à l'autre. Elles doivent se frayer un chemin à travers le terrain miné de la bureaucratie afin de veiller au respect de la loi, à savoir, quels documents conserver, de quelle façon et pendant combien de temps. Il leur est donc conseillé de travailler avec des tiers experts qui pourront les aider à archiver leurs documents conformément aux réglementations en vigueur, ainsi qu'à gérer l'ensemble de leur cycle de vie, depuis leur création jusqu'à leur destruction sécurisée.

4. Externaliser le stockage
Aux coûts cachés de l'accumulation des informations sur site viennent s'ajouter ceux, plus évidents, relatifs au temps consacré par le personnel au stockage, à la gestion et à la recherche des dossiers de l'entreprise. Un tiers de confiance peut se charger de filtrer la majorité des documents papier entrants avant qu'ils ne parviennent dans les bureaux de l'entreprise, tout en assurant le suivi de l'ensemble des questions de conformité. Les documents pertinents peuvent être numérisés et intégrés aux processus appropriés (comptes fournisseurs, par exemple), tandis que les documents moins essentiels peuvent être stockés hors site pendant une durée prédéfinie, au terme de laquelle ils seront détruits en toute sécurité.

5. Se méfier des solutions systématiques
Une numérisation systématique ne fera tout simplement pas l'affaire. Certains pensent qu'il suffit de numériser tous les documents et de broyer les originaux pour aboutir à un bureau totalement sans papier. Cette approche conduit invariablement à des investissements excessifs en raison de la numérisation de documents peu susceptibles d'être jamais réutilisés ou encore d'impressions en cachette par des employés cherchant à contourner le système. Ainsi, loin de s'améliorer, la situation ne fait qu'empirer. Par conséquent, plutôt que de tout numériser, il vaut mieux s'efforcer de déterminer quel est l'usage optimal des informations, puis investir en numérisant les documents auxquels vous devez avoir fréquemment accès.

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[1]  Coleman Parks Research, Iron Mountain Document ManagementStudy, octobre 2011 - Enquête réalisée auprès de 600 entreprises sur six marchés européens : France, Allemagne, Pays-Bas, Royaume-Uni, Espagne et Hongrie. L'étude a sollicité l'avis des personnes participant activement à la gestion des documents/informations et aux prises de décisions dans ce domaine, au sein d'entreprises de 150 à 2500 salariés dans les secteurs des services professionnels, de l'industrie pharmaceutique et de l'assurance.
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